Zusammenarbeit

Gruppenadministrator

Teamstrukturen in einer Forschungsumgebung sind oft komplex und werden durch Gruppen, Untergruppen oder Projekte definiert. Als Teamadministrator in Labfolder haben Sie den Überblick über Ihr gesamtes Projekt an einem Ort. Keine E-Mails mehr, die nach Ergebnissen fragen, keine PDFs mehr mit Grafiken, keine Aufgaben mehr, die auf einem Post-it für Ihren Kollegen geschrieben wurden.

Erfahren Sie, wie die erweiterte Version von Labfolder Ihnen helfen wird, sich auf die gemeinsame Nutzung von Daten und die Zusammenarbeit zu konzentrieren:

Untergruppen erstellen

Advanced version

Egal, ob Sie für eine große oder kleine Forschungsgruppe verantwortlich sind, es ist wichtig sicherzustellen, dass nur die richtigen Personen Zugriff auf die entsprechenden Daten haben. Ihr elektronisches Laborbuch sollte die Arbeitsweise und Struktur Ihres Labors reflektieren. Deshalb haben wir sichergestellt, dass Sie Gruppen bedarfsgerecht anlegen und Gruppenmitglieder dem realen Umfeld entsprechend gewisse Berechtigungen zuschreiben können.

Sobald Sie Gruppen in Ihrem elektronischen Laborjournal erstellt haben, können Sie nach Belieben Untergruppen erstellen. Diese Funktion ist beispielsweise für kleinere Projekte innerhalb eines großen Projekts oder für die Forschungsgruppen innerhalb einer Abteilung nützlich. Erstellen Sie die Untergruppen in wenigen Schritten:
Create subgroups for mini projects

  1. Gehen Sie zu Verwalten > Gruppen.
  2. Wählen Sie die Gruppe, in der Sie die Untergruppe erstellen wollen.
  3. Klicken Sie den +Hinzufügen Button und wählen Sie Neue Untergruppe.
  4. Benennen Sie die Untergruppe, wählen Sie die (Unter-)Gruppe in die Sie die neue Gruppe einfügen möchten und klicken Sie Erstellen.
  5. Sobald Sie Ihre Untergruppe erstellt haben, können Sie Teammitglieder hinzufügen, indem Sie auf den + Hinzufügen Button klicken und Benutzer einladen auswählen. Wenn Sie die Gruppe auswählen, zu der Sie neue Personen einladen, wählen Sie die entsprechende Untergruppe aus und Sie sind bereit für die Zusammenarbeit!

Sub-Admins bestimmen

Advanced version

Im elektronischen Laborbuch können Sie Administratoren für Ihre Untergruppen benennen. Wenn Ihre Gruppenstruktur komplex ist, kann es schwierig werden, den Überblick zu behalten. Daher können Sie, vergleichbar mit dem mittleren Management in einem Unternehmen, die Verantwortung für Untergruppen abgeben und so das Daten- und Gruppenmanagement in Ihren (Unter-)Gruppen delegieren.

Make members admins of subgroups

  1. Gehen Sie zur Untergruppe, der Sie einen neuen Admin zuweisen wollen.
  2. Bewegen Sie Ihren Mauscursor über die Person, die Sie zum Sub-Admin ernennen wollen.
  3. Klicken Sie auf das Zahnradsymbol.
  4. Wählen Sie Mitglied zum Admin machen.

Loss managment iconFalls Sie jemals einem Mitglied die Sub-Administratorenrolle entziehen wollen, gehen Sie einfach zurück auf das Zahnradsymbol und wählen Mitglied als Admin entfernen.

Freigabeeinstellungen einrichten

Advanced version

Da sich Forschungsteams mit wechselnden Mitgliedern, Rollen und Aufgaben ständig verändern, wollen Sie einige Daten mit Ihrer Gruppe teilen, während andere nur Ihnen zugänglich sein sollen. In Labfolder können Sie die Verfügbarkeit aller Ihrer Inhalte verändern, so dass Ihre Daten ausschließlich von den Personen eingesehen werden können, denen Sie Zugriff auf diese Daten geben.

Decide how your entries can be shared

  1. Gehen Sie zu Verwalten > Projekte.
  2. Finden Sie das Projekt, das Sie mit anderen teilen wollen.
  3. Bewegen Sie Ihren Mauscursor darauf und klicken Sie auf das Zahnradsymbol.
  4. Wählen Sie Freigabeeinstelluungen.
  5. Jetzt können Sie auswählen, welche Personen der Abteilung oder Gruppe das Projekt und die enthaltenen Daten sehen dürfen. Selbstverständlich können Sie jederzeit zu diesem Menü zurückkehren und die Einstellungen ändern.

 

Loss managment iconExakt derselbe Vorgang ist auch verfügbar für Templates, abgesehen vom ersten Schritt, in dem Sie stattdessen Verwalten > Vorlagen wählen.

Besitzerrechte wechseln

Möglicherweise müssen Sie gelegentlich die Besitzrechte Ihrer Daten ändern, ob es nun einen neuen Projektleiter gibt oder der Besitzer des Projekts die Gruppe verlässt und jemand anderes das Projekts übernimmt.

Change ownership of the data within your ELN

  1. Gehen Sie zu Verwalten > Projekte.
  2. Finden Sie das entsprechende Projekt in Ihren Ordnern.
  3. Bewegen Sie Ihren Mauscursor darauf und klicken Sie auf das Zahnradsymbol.
  4. Wählen Sie Besitzer ändern.
  5. Wählen Sie Zum Besitzer machen neben der Person, die der neue Besitzer werden soll.

Loss managment iconExakt derselbe Vorgang ist auch verfügbar für Templates, abgesehen vom ersten Schritt, in dem Sie stattdessen Verwalten > Vorlagen wählen.

Mitglieder entfernen

Es ist immer schwierig Daten abzurufen, wenn ein Teammitglied das Labor, Projekt oder die Gruppe verlässt. Um sicherzustellen, dass die Daten im Labor oder Projekt aufbewahrt werden, müssen Sie diejenige Person aus der Gruppe im ELN entfernen. Da die Labfolder-Lizenz in der Regel von der Gruppe erworben wird, kehrt die Lizenz eines entfernten Mitglieds in die Gruppe zurück und ist wiederverwendbar.

Loss managment iconBitte beachten Sie, dass Sie vor der Durchführung dieses Vorgangs die Besitzrechte aller Projekte und Vorlagen, die zu diesem Teammitglied gehören, ändern müssen, auch der versteckten.

  1. Gehen Sie zu Verwalten > Gruppen.
  2. Finden Sie die Person in der/den entsprechenden Gruppe/n.
  3. Bewegen Sie den Mauscursor auf deren Namen und klicken Sie auf das Zahnradsymbol.
  4. Wählen Sie Mitglied von der Gruppe entfernen.

Werkzeuge zur Zusammenarbeit

In der Forschung arbeiten viele Menschen im Team zusammen, vom Gruppenleiter bis zum Techniker. Daher ist es sehr wichtig, ein gutes Kommunikationsnetzwerk zu schaffen, um effizient zu sein. In Ihrem ELN haben Sie die Möglichkeit, Kommentare direkt zu Einträgen abzugeben, wichtige Nachrichten zu verbreiten und Aufgaben auf verschiedene Gruppenmitglieder zu verteilen.

Kommentare

Die Kommentar Funktion ermöglicht es Ihnen in geteilten Projekten Einträge direkt kommentieren zu können. So diskutieren Sie Daten und Ergebnisse direkt dort, wo sich die Daten befinden: Im Laborjournal. Die Vorbereitung von Präsentationen, PDFs und Emails, um mit Ihren Kollegen einfache Zwischenergebnisse zu diskutieren, wird somit oft überflüssig.

Make comments in your entries

  1. Fügen Sie einen Kommentar hinzu, indem Sie auf das Sprechblasensymbol oben rechts in der Kopfzeile des Eintrags klicken.
  2. Klicken Sie auf den +Kommentar hinzufügen Schriftzug.
  3. Schreiben Sie Ihren Kommentar im vorgegebenen Feld und klicken Sie Veröffentlichen. Jedes Mitglied der Gruppe mit Zugang zu dem Projekt wird Ihren Kommentar lesen können.
  4. Kommentare können ebenfalls beantwortet und aufgelöst werden, wenn das Thema beendet wurde.

Nachrichten

Wir wissen, dass die Möglichkeit, Einträge im selben Projekt zu machen, nicht der einzige Weg ist, indem Sie mit Ihren Kollegen zusammenarbeiten können. Innerhalb des ELN finden Sie eine Reihe von kostenfrei installierbaren Apps, die Ihre Teamarbeit erweitern, wie z.B. Nachrichten und Aufgaben.

Install collaboration tools

  1. Navigieren Sie zu Verwalten > Apps.
  2. Klicken Sie Aktivieren unter den Apps, die Sie aktivieren möchten.
  3. Gehen Sie zu Ihrem Dashboard und Sie werden dort die Apps einsatzbereit finden!

Müssen Antikörper für das Labor nachbestellt werden? Wird das Mikroskop derzeit gewartet? Mit der Nachrichten App diskutieren Sie aktuelle Themen schnell und einfach. Halten Sie Ihre Gruppe über Ihr elektronisches Laborbuch auf dem Laufenden!

Send messages within your ELN

  1. Gehen Sie zu Ihrem Dashboard
  2. Öffnen Sie ein Nachrichtenfenster, indem Sie in Ihrem Dashboard auf das + Symbol in der Ecke oben rechts von Nachrichten klicken.
  3. Sie haben die Möglichkeit einzelne Empfänger oder eine gesamte Gruppe auszuwählen. Sie können Empfänger auch einzeln hinzufügen, indem Sie ihren Namen in das Feld An: eingeben.
  4. Geben Sie den Betreff und Ihre Nachricht ein und versenden Sie sie.

Aufgaben

Wie oft ist es Ihnen schon passiert, dass Sie ein Experiment begonnen und plötzlich festgestellt haben, dass Sie vergessen haben den Puffer anzufertigen? Oder, dass der Inkubator, in dem Sie Ihre Zellen platziert haben, nicht ordnungsgemäß gereinigt wurde? Um solche Vorfälle zu verhindern, bietet Labfolder Ihnen die Aufgaben Funktion. Erstellen Sie Aufgaben und weisen Sie diese Ihren Kollegen zu. Verfolgen Sie deren Verlauf und Sie wissen immer Bescheid, welche Aufgaben noch anstehen und welche bereits erledigt wurden.

Assign tasks to your team members

  1. Navigieren Sie zu Ihrem Dashboard
  2. Klicken Sie auf das + in der Ecke oben rechts von Aufgaben
  3. Wählen Sie die Gruppe, in der Sie die Aufgabe erteilen wollen und die Person, die die Aufgabe erfüllen soll.
  4. Betiteln und beschreiben Sie die Aufgabe und klicken Sie auf Zuweisen.
  5. Sobald die Aufgabe erstellt wurde, wird die zugewiesene Person darüber informiert und kann die Aufgabe bearbeiten.
  6.  
     

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