Conseils de pro

Contenu :

Langue
Paramètres
Audit trail complet
Téléchargez les anciennes versions de vos entrées
Définissez un système de nomenclature pour les titres de vos entrées
Réduisez les entrées pour avoir une vue d’ensemble du projet
Dupliquez des entrées

Signez et cosignez électroniquement les entrées (Version avancée)
Créez des archives consultables hors connexion au format XHTML (Version avancée)

Chaque scientifique est unique, et chaque cahier électronique devrait l’être aussi. Pour cela, nous avons fait en sorte que vous puissiez personnaliser labfolder selon vos besoins. Les deux choses les plus importantes à personnaliser sont la langue et les paramètres.

Langue

Vous avez premièrement la possibilité de changer le langage de l’interface. Il est vrai que la plupart des travaux scientifiques sont fait en langue anglaise mais vous n’êtes pas obligé d’utiliser votre cahier électronique en anglais. labfolder est actuellement disponible en allemand, anglais, et français. Voici comment sélectionner une autre langue :

Change the language between English, German, and French

  1. Dans le coin supérieur droit, cliquez sur l’image et sélectionnez Profil.
  2. Cliquez sur Modifier sous la section Coordonnées.
  3. Sélectionnez la langue désirée.
  4. Cliquez sur Sauvegarder.

Paramètres

Dans les Paramètres, vous trouverez 2 options majeures permettant de réorganiser la structure de votre cahier de laboratoire. Ces deux paramètres auront une incidence sur la façon dont vous allez voir les données de votre cahier.

Le premier vous permet de choisir comment vous souhaitez trier les entrées. Cela se fait soit selon la Date de création (option par défaut), soit selon la Date de modification. Trier selon la date de modification est particulièrement utile quand on travaille sur des projets de groupe. Cette option vous permet de visualiser facilement quel projet a été modifié dernièrement.

Le deuxième paramètre concerne la façon dont les entrées sont affichées. Les deux options possibles sont d’afficher les données De la plus ancienne à la plus récente, (option par défaut) ou De la plus récente à la plus ancienne.

Notre but est que la transition entre le cahier de laboratoire papier et le cahier de laboratoire digital se fasse le plus facilement possible. Avec un cahier papier, la donnée la plus ancienne se trouve en bas de la page. L’option De la plus ancienne à la plus récente reflète la structure d’un cahier papier alors que l’option De la plus récente à la plus ancienne reflète celle des plateformes digitales (telles que LinkedIn, les sites d’information, etc. …).


Audit trail complet

Une fonctionnalité clé de votre CLE est que toutes les entrées créées ou éditées sont enregistrées, et chaque action horodatée. Cet « audit trail » est visible sous forme d’historique des modifications dans les paramètres de chaque entrée :

See your entry history

  1. Allez dans votre Cahier de labo.
  2. Trouvez l’entrée dont vous souhaitez voir l’historique.
  3. Cliquez sur l’icône en forme de roue dentée et sélectionnez Historique.

Vous pourrez alors voir chaque modification ayant été faite dans cette entrée, et à quel moment grâce à l’horodatage. Cliquez dessus et vous pourrez alors voir l’entrée telle quelle était suite à la modification en question. Cela peut être utile pour retrouver quand une erreur a été faite ou plus généralement pour garder la trace de ce qui a été fait et quand.


Téléchargez les anciennes versions de vos entrées

L’historique est également utile dans le cas où vous avez supprimé un élément ou une donnée de votre entrée. Vous pouvez aller dans l’historique, sélectionner la modification faite avant de supprimer la donnée, et télécharger votre donnée depuis l’aperçu de l’historique. Téléchargez des fichiers, des images, des schémas, et des tableaux. Les cadres de texte ne peuvent pas être téléchargés mais vous pouvez sélectionner et copier le texte qui est à l’intérieur.

Download content from history

  1. Allez dans l’ Historique.
  2. Trouvez la dernière modification faite juste avant que vous ayez supprimé la donnée ou l’élément.
  3. Vous verrez l’entrée avec la donnée supprimée.
  4. Cliquez sur la flèche dans le coin supérieur droit de l’élément.
  5. Sélectionnez Télécharger.

Définissez un système de nomenclature pour les titres de vos entrées

Que vous soyez nombreux ou non à travailler sur des projets communs, il est recommandé de s’assurer que vous êtes tous consistants dans votre façon de nommer les entrées. Cela rend plus facile la recherche des entrées et l’identification du contenu par tous. Certaines normes, standards et obligations réglementaires imposent également parfois une certaine nomenclature pour les titres. De manière générale, la mise en place d’un système est recommandée pour faciliter la gestion des données.
Nous vous recommandons d’utiliser des titres courts contenant des informations qui resteront toujours vraies, comme les initiales du nom de l’auteur et la date de création de l’entrée.

Réduisez les entrées pour avoir une vue d’ensemble du projet

En cliquant sur la pointe de flèche ^ sur le côté droit de l’en-tête de chaque l’entrée, vous pouvez masquer le contenu de l’entrée. Cela signifie que seul l’en-tête de l’entrée sera visible. Si une entrée a été signée et attestée, il y aura un pied de page sous l’en-tête avec cette information.

Collapse entries for a project overview

En réduisant l’entrée, vous aurez une meilleure vue d’ensemble de tout le contenu d’un projet. Plutôt que de faire défiler tout le contenu, vous verrez tout ce qui a été fait dans le projet grâce aux titres bien définis des entrées. Pour afficher à nouveau le contenu de l’entrée, cliquez sur la pointe de flèche, qui sera à présent tournée vers le bas.


Dupliquez des entrées

Imaginez vouloir répéter une expérience déjà documentée dans votre CLE. Il vous faudrait fournir beaucoup d’efforts pour vous assurer que le format de cette nouvelle entrée est identique à la première et vous passeriez votre temps à vérifier et comparer les deux entrées. Pour simplifier et faciliter ce processus, vous pouvez utiliser l’option Dupliquer qui se trouve dans le menu sous la roue dentée de l’entrée.

Reuse entries in the same project

Cela permet de répliquer l’entrée. Vous pouvez ensuite l’éditer et changer toutes les valeurs que vous remplacerez par celles de votre nouvelle expérience. Dupliquer l’entrée est un moyen rapide d’avoir la même mise en page et assure une consistance dans la structure des données ; vous avez ainsi des données agréables à parcourir et bien organisées.

Les deux prochaines fonctionnalités (Signature électronique et Export au format XHTML) sont exclusives à la version avancée. Demandez une démonstration à nos spécialistes produit pour voir labfolder en action avec toutes ses fonctionnalités.

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Signez et cosignez électroniquement les entrées (Version avancée)

Afin d’être en conformité avec les règlementations en vigueur, que ce soit dans la recherche publique ou privée labfolder offre la possibilité de signer et cosigner électroniquement vos entrées.

Commencez par activer l’application Signer & cosigner depuis la page Gérer > Applications.

Use the Sign and Witness app

Pour Signer vos entrées et les envoyer à un cosignataire, suivez les étapes suivantes :

You can sign and witness your entries

  1. Allez sur l’entrée que vous souhaitez signer.
  2. Cliquez sur l’icône en forme de roue dentée et sélectionnez Signer.*
  3. Vous avez ensuite la possibilité d’envoyer l’entrée à un témoin qui pourra la cosigner.
  4. Vous avez ensuite la possibilité d’envoyer l’entrée à un témoin qui pourra la cosigner.
  5. Sélectionnez le collaborateur que vous souhaitez être le témoin de votre entrée et appuyez sur Envoyer.
  6. L’entrée aura à présent un pied de page indiquant la date de signature et l’identité du signataire (et du cosignataire) ainsi qu’un numéro unique hash-sum.

*Vous pouvez signer uniquement vos entrées, et cosigner uniquement celles des autres.

Créez des archives consultables hors connexion au format XHTML (Version avancée)

Avec labfolder, vous pouvez exporter tout le contenu de votre cahier à des fins d’archivage et enregistrer tout le contenu de votre cahier de laboratoire à un moment donné.

Pour ce faire, vous devez d’abord activer l’application Export XHTML depuis la page Gérer > Applications.

Download the XHTML app

Puis allez dans les Paramètres et procédez comme suit :

Export entries to XHTML

  1. Cliquez sur Démarrer en face de Nouvel export XHTML.
  2. Sélectionnez Exporter les projets que je possède et cliquez sur Démarrer l’exportation.
  3. Vous recevrez une notification quand le document contenant les données exportées aura été généré. La notification apparaît sur la cloche localisée dans le côté droit supérieur de la fenêtre du navigateur.
  4. Retournez dans Paramètres et téléchargez le fichier .zip qui contient votre exportation.

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